Tüm çalışanları ilgilendiriyor: KVKK’dan kurumsal e-posta ve iletişim kararı!

KVKK tarafından yayımlanan "İşverenler Tarafından Çalışanlara Tahsis Edilen Kurumsal E-Posta Hesapları Başta Olmak Üzere, İşin Yürütülmesi Amacıyla Kullanılan İletişim Kanallarının Denetlenmesi Suretiyle Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında İlke Kararı", iş dünyasında yeni bir dönem başlattı. "Cihazın İşverene Ait Olması Mutlak Yetki Vermez" Resmi Gazete’de yer alan kararda, kurumsal e-posta hesaplarının çalışanın mesleki yazışmalarının yanı sıra kişisel ilişki ağını ve çalışma örüntüsünü de barındırdığı vurgulandı. İletişim araçlarının işverene ait olmasının ya da iş yerinde bulunmasının işverene "sınırsız ve mutlak bir denetim yetkisi" vermediği altı çizilerek, e-postanın içeriğine bakılmaksızın yalnızca trafik ve log (giriş-çıkış) kayıtlarının incelenmesinin dahi kişisel veri işleme faaliyeti sayıldığı belirtildi. İşveren Yazışma İçeriklerine Serbestçe Erişemeyecek Karara göre işverenler, sistem veya ağ üzerinde teknik yetkiye sahip olsalar dahi çalışanların özel iletişim alanlarına serbestçe erişemeyecek. Denetim süreçlerinde şu kurallara uyulması zorunlu olacak: Özel Kullanım Sınırı Bildirilmeli: İş yeri araçlarının özel kullanımı yasaklanacak veya sınırlandırılacaksa bu durum çalışana açıkça duyurulacak.Kişisel Alanlara Dokunulamayacak: İşverenin teknik yetkisi; çalışanın kişisel e-posta hesabına, sosyal medya mesajlarına veya kişisel anlık mesajlaşma uygulamalarına erişim hakkı tanımayacak.Gizli İzleme Yasak: Çalışanın önceden bilgilendirilmediği gizli izleme yöntemleri ve tüm işlemleri ayrım gözetmeksizin kaydeden araçlarla yapılan denetimler doğrudan hukuka aykırı kabul edilecek.Çalışan Denetimden Önce Mutlaka Bilgilendirilecek KVKK, işverenin yapacağı aydınlatmanın soyut ifadelerden uzak olması gerektiğini vurguladı. Çalışana yapılacak bilgilendirmede; veri işlemenin hukuki sebebi, amacı, denetimin log kaydıyla mı yoksa içerik incelemesiyle mi yapılacağı ve verilerin saklama süresi somut biçimde açıklanacak. Ayrıca denetimde "kademelilik" ilkesi uygulanacak. İşveren doğrudan e-posta içeriklerine bakamayacak; içeriğe erişim ancak log/trafik denetiminin yetersiz kaldığı zorunlu ve istisnai hallerde mümkün olabilecek. Uymayan İşverenlere Ağır İdari İşlemResmi Gazete'de yayımlanan ilke kararına uymayan veri sorumlusu işverenler hakkında idari süreç başlatılacak. Kurum, yükümlülüklerini yerine getirmeyen ve çalışanlarını gizlice takip eden işverenler hakkında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 18. maddesi uyarınca gerekli incelemelerin yapılacağını ve idari yaptırımların uygulanacağını duyurdu.